Poniżej znajdują się oficjalne dokumenty dotyczące uczestnictwa w zbiórkach organizowanych przez Związek Harcerstwa Adwentystycznego. Ze względów bezpieczeństwa, obowiązkiem każdego drużynowego jest prowadzenie poniższej dokumentacji i dbanie o jej prawidłowe przechowywanie.

1. Zgoda na uczestnictwo w zbiórkach osoby niepełnoletniej.
Jest to dokument podpisywany przez oboje rodziców oraz przez drużynowego. Jego ważność trwa 1 rok harcerski. Jest to zgoda, którą wypełnia opiekun prawny każdej, niepełnoletniej osoby, która złożyła przyrzeczenie lub nie złożyła przyrzeczenia, ale regularnie uczęszcza na zbiórki swojej drużyny. W zgodzie zawarte są rubryki zawierające dane osobowe (PESEL, nazwisko i imię dziecka, jego rodziców, adres zamieszkania) oraz rubryki, które mają za zadanie wspomóc drużynowych w opiece i przygotowaniu zajęć dla podopiecznych (miejsce na wpisanie informacji o stanie zdrowia fizycznym oraz psychospołecznym, numery telefonu do obojga rodziców oraz do dziecka, adres e-mail). 
Druga część dokumentu składa się z szeregu zgód, które są podpisywane przez rodzica, co nakłada na niego odpowiedzialność za przygotowanie swojego dziecka do uczestnictwa w zbiórkach i skłania do zadbania o to, aby jego dziecko wypełniało obowiązki wynikające z uczestnictwa w zbiórkach. Rodzic udziela również zgody na przetwarzanie wizerunku dziecka oraz podpisuje klauzulę informacyjną, dotyczącą danych osobowych.

2. Deklaracja uczestnictwa w zbiórkach osoby pełnoletniej
Jest to dokument analogiczny do powyższej zgody, z tym że dotyczy osób pełnoletnich. Jej ważność to również 1 rok harcerski. Powinna zostać wypełniona zarówno przez kadrę, jak i pełnoletnie osoby bez funkcji.

3. Jednorazowa zgoda na udział w zbiórce
Ten dokument dotyczy osób niepełnoletnich, które pojawiają się na zbiórce po raz pierwszy, drugi, trzeci i nie jest pewne, czy zdecydują się kontynuować uczestnictwo w zbiórkach. O wypełnienie tej zgody poprosimy również rodzica, którego dziecko “gościnnie” uczestniczy w zbiórce. Warto jest po ok. trzeciej zbiórce zasugerować rodzicowi podpisanie Zgody na uczestnictwo w zbiórkach na cały rok harcerski. Uczestnictwo dziecka na zbiórce zawsze musi być potwierdzone odpowiednią zgodą – całoroczną, bądź jednorazową.

4. Deklaracja dotycząca powrotów osoby niepełnoletniej Dokument składa się z trzech zgód, rodzic/opiekun prawny decyduje, którą z nich chce podpisać i czy chce podpisać jedną czy dwie z nich.

Wariant 1: Rodzic podpisuje zgodę na samodzielny powrót – możemy pozwolić dziecku opuścić miejsce spotkań po zakończeniu zbiórki.
Wariant 2: Rodzic podpisuje deklarację o samodzielnym odbiorze dziecka – dziecko może odebrać tylko rodzic, do czego jest zobowiązany.
Wariant 3: Rodzic podpisuje 2 deklaracje: o samodzielnym odbiorze dziecka oraz o możliwości odbioru dziecka przez osoby upoważnione – dziecko możemy opuścić zbiórkę z rodzicem lub osobą upoważnioną, wymienioną w dokumencie.
Jest również możliwe, aby rodzic na kartce lub ewentualnie sms-owo zgłosił, że wyjątkowo dziecko zostanie odebrane przez osobę inną niż określona w deklaracji.

5. Klauzula informacyjna

6. Zgoda na przetwarzanie wizerunku

7. Dziennik zajęć pozalekcyjnych To obowiązkowy dokument, który powinien być prowadzony w ramach drużyny lub w ramach każdego z jej zastępów. Rubryki znajdujące się w powyższym Dzienniku zawierające m.in. program zbiórek, ich tematykę oraz listę obecności są naszym pisemnym poświadczeniem o tym, jaki był przebieg spotkania. Jest to zarówno nasze zabezpieczenie prawne, jak i narzędzie ułatwiające uporządkowanie informacji o minionej zbiórce. Ponadto Dziennik to miejsce, do którego mamy szybki dostęp, jeśli pilnie potrzebujemy uzyskać informację o numerze PESEL dziecka, bądź numerze telefonu do rodzica. Dziennik jest dostępny w formacie docx, co umożliwia jego modyfikację w zależności od specyfiki drużyny/zastępu (w przypadku wprowadzania zmian, proszę zachować dotychczasowe elementy).

8. Oświadczenie o stanie zdrowia osoby niepełnoletniej 
Dokument wprowadzony do zestawu dokumentacji ZHA ze względu na sytuację epidemiologiczną. Rodzice niepełnoletnich uczestników zbiórki powinni wypełnić go przed każdą ze zbiórek. Oświadczenie powinno być wypełnione dokładnie w dniu zbiórki, tak aby data przy podpisie rodzica pokrywała się z datą zbiórki. Dzięki temu mamy pewność, że stan zdrowia dziecka w momencie rozpoczęcia zbiórki faktycznie jest taki, jak to zostało zadeklarowane w oświadczeniu. Na dole dokumentu znajduje się miejsce na Wasz podpis, to on decyduje o tym, czy dziecko jest zakwalifikowane do wzięcia udziału w zbiórce. Podczas zbiórki oświadczenia dot. stanu zdrowia są przechowywane przez organizatora. Po spotkaniu, oświadczenia powinny być przechowywane w archiwum diecezji przez okres 3 lat zgodnie z poszanowaniem zasad Ustawy o ochronie danych osobowych. Można dostarczyć je do archiwum diecezji zbiorczo pod koniec półrocza lub roku harcerskiego.
Jeśli na dokumencie zabraknie miejsca na wpisanie danych (np. choroby przewlekłe) należy dopisać je z tyłu oświadczenia.

9. Oświadczenie o stanie zdrowia os. pełnoletniej 
Jest to dokument analogiczny do powyższego oświadczenia. Oświadczenie powinni wypełnić wszystkie osoby dorosłe biorące udział w zbiórce, zarówno kadra, jak i rodzice czy pełnoletni wędrownicy. 

10. Regulamin uczestnictwa w zbiórkach W pliku znajdziecie szkielet regulaminu zawierający wszystkie najważniejsze zapisy dotyczące przebiegu zbiórek i zasad, które na nich obowiązują. Uwzględnione zostały również zasady sanitarne dotyczące ochrony przed COVID-19.  Regulamin dostępny jest w formacie docx, jest możliwość jego modyfikacji w zależności od specyfiki drużyny. Regulamin jest podpisywany jednorazowo i służy przez cały rok harcerski.

11. Karta pomiaru temperatur Dokument do zapisywania wartości mierzonej temperatury. Karta jest dostępna w formacie docx oraz możliwe są jej modyfikacje.

Wszystkie oryginały powyższych dokumentów są własnością drużynowego. Rodzice mogą otrzymać ich kopię, jeśli o to poproszą. Rodzice mogą również otrzymać skany podpisanych przez nich dokumentów lub ich wzory.

Które dokumenty powinni wypełnić rodzice na początku roku harcerskiego?
– Zgoda na uczestnictwo w zbiórkach,
– Deklaracja dotyczącą powrotów, 
– Klauzula informacyjna, 
– Zgoda na przetwarzanie wizerunku,
– Regulamin uczestnictwa w zbiórkach.

Które dokumenty powinni wypełnić pełnoletni uczestnicy na początku roku harcerskiego? 
– Deklaracja uczestnictwa w zbiórkach, 
– Klauzula informacyjna, 
– Zgoda na przetwarzanie wizerunku
,- Regulamin uczestnictwa w zbiórkach.

Które dokumenty powinien podpisać rodzic dziecka, które bierze udział w zbiórce jednorazowo?
– Jednorazowa zgoda na udział w zbiórce,
– Zgoda na przetwarzanie wizerunku,
– Klauzula informacyjna.
Jeśli nie ma możliwości, aby rodzic podpisał oddzielną Klauzulę oraz Zgodę na przetwarzanie wizerunku powinien mieć przynajmniej możliwość wglądu do nich.

Jakie dokumenty powinienem zacząć prowadzić jako drużynowy/zastępowy na początku roku harcerskiego?
– Dziennik zajęć pozalekcyjnych.

Jakie dokumenty powinny być dostarczane na zbiórkę w związku z zagrożeniem epidemiologicznym?
– Oświadczenie o stanie zdrowia osób niepełnoletnich i pełnoletnich.

Przechowywanie dokumentacji:Dokumentację powinniśmy przechować bezpiecznie, w miejscach niedostępnych dla osób trzecich, zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych. Dokumenty przechowujemy przede wszystkim w formie papierowej, możemy je również zeskanować i zaszyfrować na dysku. Obowiązkiem drużynowego jest przechowywanie dokumentów dotyczących uczestnictwa w zbiórkach do końca roku harcerskiego. Po zakończeniu roku harcerskiego dokumenty należy przekazać do archiwum diecezji, gdzie będą przechowywane przez okres 3 lat.

	Kto wypełnia dokument?	Jaki jest jego okres ważności?	Kiedy należy go wypełnić?
Zgoda na uczestnictwo osoby niepełnoletniej	Rodzic / opiekun prawny	1 rok harcerski	Na początku roku harcerskiego
Deklaracja uczestnictwa osoby pełnoletniej	Pełnoletni wędrownik, Pełnoletni członek kadry, inne pełnoletnie osoby	1 rok harcerski	Na początku roku harcerskiego
Jednorazowa zgoda na udział w zbiórce	Rodzic / opiekun prawny	1 zbiórka	Przed zbiórką
Deklaracja dot. powrotów niepełnoletniego uczestnika	Rodzic / opiekun prawny	1 rok harcerski	Na początku roku harcerskiego. Nie trzeba jej wypełniać w przypadku jednorazowego uczestnictwa
Klauzula informacyjna	Rodzic / opiekun prawny, pełnoletni uczestnicy zbiórki	1 rok harcerski	Na początku roku harcerskiego. Przed jednorazową zbiórką (tylko raz).
Zgoda na przetwarzanie wizerunku	Rodzic / opiekun prawny, pełnoletni uczestnicy zbiórki	1 rok harcerski	Na początku roku harcerskiego. Przed jednorazową zbiórką (tylko raz).
Dziennik zajęć pozalekcyjnych	Drużynowy/zastępowy	1 rok harcerski	Zakładany na początku roku harcerskiego, uzupełniany podczas i po zbiórce
Oświadczenie o stanie zdrowia osoby niepełnoletniej	Rodzic / opiekun prawny	1 zbiórka	W dniu zbiórki
Oświadczenie o stanie zdrowia osoby pełnoletniej	Pełnoletni wędrownik, Pełnoletni członek kadry, inne pełnoletnie osoby	1 zbiórka	W dniu zbiórki
Regulamin uczestnictwa w zbiórkach	Rodzic / opiekun prawny, pełnoletni uczestnicy zbiórki	1 rok harcerski	Na początku roku harcerskiego. Nie trzeba go podpisywać w przypadku jednorazowego uczestnictwa
Karta pomiaru temperatur	Osoba wyznaczona przez drużynowego do pomiaru temperatur		Podczas zbiórki

Z harcerskim pozdrowieniem:
Czuwaj Marana Tha!
Sekretarz Krajowy,       
dh Patrycja Strońska.