Jeśli byliście obecni na spotkaniu online w zeszłym tygodniu, to wiecie, że pracowaliśmy nad tym, aby jak najbardziej uprościć zasady sanitarne, które będą nas obowiązywać w tym roku harcerskim na zbiórkach. W tym celu przygotowaliśmy dwie infografiki:
1) 6 kroków do bezpiecznej zbiórki – plakat przedstawiający zasady sanitarne, których należy przestrzegać podczas zbiórki. Możecie go powiesić w swojej harcówce, rozesłać rodzicom, rozdać harcerzom lub po prostu sami korzystać. Znajduje się w załączniku w 3 wariantach.
2) Jak przygotować bezpieczną zbiórkę? Wskazówki dla drużynowego. – Ściąga przygotowana specjalnie dla was. Zawiera zadania, które musicie wykonać przed zbiórką, aby spełniała zasady bezpieczeństwa epidemiologicznego. (Wersja do druku jest dostępna w pdf, wkrótce prześlę ją również w formie graficznej).
Ponadto, do waszej dyspozycji jest wzór Regulaminu uczestnictwa w zbiórkach, który oprócz najważniejszych zapisów dotyczących funkcjonowania naszych zbiórek, zawiera również wszystkie zasady sanitarne, o których powinni wiedzieć rodzice wyrażający zgodę na uczestnictwo ich dziecka w zbiórce. Do Regulaminu możecie dopisać więcej punktów, które chcielibyście, aby obowiązywały na waszych zbiórkach, to co przesyłamy to jedynie “szkielet” tego dokumentu. Regulamin powinien zostać podpisany jednorazowo, na początku roku harcerskiego. Każdy uczestnik/opiekun uczestnika podpisuje oddzielny egzemplarz Regulaminu, który jest przechowywany przez drużynowego, a po upływie roku harcerskiego powinien być przekazany do archiwum diecezji na okres 3 lat. Jeśli rodzice/uczestnicy chcieliby mieć możliwość późniejszego wglądu do Regulaminu, możecie zaproponować przesłanie skanu oryginału, zrobienie kopii, bądź przesłanie szablonu dokumentu. 
W załączniku znajdziecie również wzór Karty pomiaru temperatur, czyli dokumentu, w którym będziecie mogli notować wartości temperatur uczestników zbiórki. Karta jest w formacie docx, to też możecie ją zmodyfikować wg waszych potrzeb. Podobnie jak w przypadku Regulaminu, Kartę również przechowuje drużynowy,a po upływie roku harcerskiego przekazuje ją do archiwum diecezji na okres 3 lat. 
Dołączam również wzory Oświadczeń o stanie zdrowia (oddzielne dla osoby pełnoletniej i niepełnoletniej). Należy wypełniać je każdorazowo przed zbiórką. Poproście rodziców, aby wypełnili je dokładnie w dniu zbiórki, tak aby data przy podpisie pokrywała się z datą zbiórki. Dzięki temu macie pewność, że stan zdrowia dziecka w momencie rozpoczęcia zbiórki faktycznie jest taki, jak to zostało zadeklarowane w oświadczeniu. Na dole jest miejsce na Wasz podpis, to on decyduje o tym, czy osoba jest zakwalifikowana do wzięcia udziału w zbiórce, czy też nie. Podczas spotkania oświadczenia są przechowywane przez organizatora. Po spotkaniu, oświadczenia powinny być przechowywane w archiwum diecezji przez okres 3 lat zgodnie z poszanowaniem zasad Ustawy o ochronie danych osobowych. Możecie dostarczyć je do archiwum diecezji zbiorczo pod koniec półrocza lub roku harcerskiego. Jeśli na dokumencie zabraknie miejsca, aby wpisać dane (np. choroby przewlekłe) należy dopisać je z tyłu oświadczenia. Wypełnione oświadczenie jest koniecznym warunkiem do wzięcia udziału w zbiórce. 
Zasady sanitarne zawarte w Regulaminie uczestnictwa w zbiórkach wynikają z Komunikatu Komendanta z dn. 31.05.2020, którego treść możecie znaleźć na naszej stronie internetowej (https://zha.org.pl/komunikat-komendanta-zha-z-31-05-20/). Dlatego wszelkie uwagi ze strony rodziców czy kadry dotyczące powyższych zasad, powinny być kierowane nie w stronę drużynowych, lecz do Komendanta Krajowego, na adres e-mail: zha@zha.org.pl
 Na koniec bardzo chciałabym wszystkich uczulić na to, abyście zwrócili uwagę na bezpieczne przechowywanie dokumentów, które do Was trafią. Przechowujcie je w miejscach niedostępnych dla osób trzecich. Dla pewności możecie również zeskanować dokumenty, pamiętając jednak o tym, aby je wówczas zaszyfrować na dysku czy w folderze. Po zakończeniu roku harcerskiego przekażcie wszystko do archiwum diecezji do przechowania przez okres 3 lat (Komendanci Chorągwi ustalą to z Diecezją).   

Jednym z zadań, które stoją przed drużynami jest wyposażenie drużyn w środki ochrony osobistej i środki higieniczne, koszt tych przedmiotów poszybował ostatnimi czasy w górę, dlatego jeśli mielibyście problem finansowy, aby zakupić je, napiszcie do mnie lub do waszego Komendanta Chorągwi. Postaram się również pomóc w przypadku jakichkolwiek innych problemów. 
W najbliższym czasie spodziewajcie się również kolejnych maili ode mnie. Wkrótce postaram się przesłać Wam komplet dokumentów związanych z rozpoczęciem nowego roku harcerskiego oraz nowy wzór Planu Pracy Drużyn wraz z wytycznymi do niego.
Jeśli mielibyście jakieś pytania, zapraszam do kontaktu mailowego lub telefonicznego (883 280 838). 

Z harcerskim pozdrowieniem:
Czuwaj Marana Tha!
Sekretarz Krajowy, dh Patrycja Strońska

Pliki do pobrania:
6 kroków do bezpiecznej zbiórki (kliknij, aby pobrać) – wymagany program do otwierania rozszerzeń .rar np. WinRar lub 7zip